”En sammanfogad ledning ger nöjdare medborgare och medarbetare”
En effektiv och sammanfogad ledningsgrupp skapar förutsättningar för framgångsrika verksamheter där chefer och medarbetare trivs och vill jobba kvar. Det menar Cecilia Grefve, ledarskaps- och organisationsutvecklare på JP Infonet.
För att nå dit behöver socialförvaltningens alternativt vård- och omsorgsförvaltningens ledningsgrupp utvecklas verksamhetsinriktat och ha en kort- och långsiktig utvecklingsplan.
– Socialtjänstens arbetssituation har under en längre tid varit hårt pressad vilket har lett till att flera ledningsgrupper varit tvungna att arbeta kortsiktigt och ”släcka bränder”. I en tuff vardag kan det vara en utmaning att ha ett långsiktigt utvecklingsfokus, förklarar Cecilia.
– För att skapa effektivitet i en ledningsgrupp är det viktigt att ha en helhetssyn och motverka ”stuprör”, det vill säga att frågor och ärenden fastnar mellan olika ansvarsområden inom förvaltningen. Fokus bör ligga på att ta vara på varandras styrkor, skapa synergier mellan verksamheterna, samarbeta och utbyta kunskap samt ta tillvara nya medarbetares kunskaper och erfarenheter. Lyckas ledningsgruppen i detta arbete frigörs tid för utveckling och förändring för alla vilket borgar för att alla faktiskt kan vara delaktiga, fortsätter hon.
Vanliga utmaningar
Att skapa en effektiv och sammanfogad ledningsgrupp tar tid, ibland flera år, och det är viktigt att ha i åtanke att varje ledningsgrupp är unik och står inför olika utmaningar.
Den stora utmaningen är ofta att kunna styra mot helheten – det är lätt att personerna i ledningsgruppen ser till sitt eget ansvarsområde i för stor utsträckning. Andra utmaningar kan till exempel vara att vardagsfrågor lätt tar över strategifrågor, att ekonomi och besparing tar för stort utrymme, att nya gruppkonstellationer ändrar befintliga förutsättningar samt att det kan vara svårt att lyfta blicken och blicka framåt, säger Cecilia.
3 tips för att lyckas med utvecklingsarbetet
- Ge tid till förarbete och skapa en gemensam plattform till ledningsgruppen.
- Lyft blicken och tänk strategiskt.
- Var transparant om vad ledningsgruppen fattar för beslut mot medarbetare.
Vi hjälper er att utveckla er ledningsgrupp
Vi skräddarsyr vägledning, utvecklingsplaner och stöd efter er ledningsgrupps behov. Här följer ett konkret exempel på hur ett rådgivningsuppdrag med Cecilia Grefve i spetsen skulle kunna se ut. Exemplet är upplagt på fyra tillfällen om två dagar per tillfälle (totalt åtta dagar).
Förberedelsearbetet
- Arbetet inleds med förberedelser och planering tillsammans med kunden.
- Intervjuer hålls med personerna som ingår i ledningsgruppen och eventuellt med andra utanför ledningsgruppen som kan tillföra värdefulla kunskaper till utvecklingsarbetet.
- Inläsning sker av material från kommunfullmäktige, aktuell nämnd och förvaltning, granskningar av olika slag, reglemente, delegationsförteckning, brukarundersökning etc.
- Återkoppling ges till ledningsgruppen och beställare av förberedelsearbetet innan start av förbättringsuppdraget.
Processinriktat arbetssätt
Kvalitetsmodellen processinriktat arbetssätt kommer genomgående att användas i de fem träffar som är redovisade nedan som garant för att nå kundens förväntade resultat på utvecklingsarbetet. Det processinriktade arbetssättet kommer att utgå från de intervjuades styrkor, möjligheter och förbättringsbehov på individ- och gruppnivå, det vill säga i den delen kommer förbättringskunskap att kombineras med det processinriktade arbetssättet.
Att styra och leda med värde
Att styra och leda med värde för hälsofrämjande ledarskap och verksamheter kommer att vara en röd tråd i hela utvecklingsuppdraget.
Utvecklingsarbetet kommer att vara inriktat på såväl individen som gruppen och även omfatta verksamhetsperspektivet samt kommuninvånarnas kunskaper vars erfarenheter som användare av kommunala tjänster är ovärderliga i ett utvecklingsarbete.
Träff nr 1: SPELREGLER, SAMSPEL OCH ARBETSFORMER
Träff nr 1 ägnas åt att gruppen processar fram spelregler, beskriver utifrån spelreglerna samspel och fastställer framgångsrika arbetsformer utifrån eventuell värdegrund.
Tillfället avslutas med att vi gemensamt gör ett Powerpointmaterial om processen kring spelregler – materialet tas sedan med till medarbetare/kollegor för att påbörja arbetet med att utveckla spelregler även på verksamhetsnivå.
Träff nr 2: EFFEKTIV LEDNINGSGRUPP
Vi följer upp föregående träff och av arbetet med spelregler för verksamheten. Ledningsgruppens och verksamhetens spelregler analyseras. Denna redovisning och analys ligger till grund för att identifiera vilka frågor ledningsgruppen ska arbeta med för att bli en effektiv ledningsgrupp.
Träffen avslutas med att vi gemensamt gör en Powerpoint om vilka frågor ledningsgruppen ska arbeta med. Denna Powerpoint används individuellt av var och en som en grund för att vid nästa kurstillfälle skapa en gemensam ledningspolicy.
Träff nr 3: CHEFS- OCH LEDARUPPDRAGET INOM FÖRVALTNINGEN
Under det här tillfället kommer socialstyrelsens föreskrift om gemensamt ledningssystem för kvalitet och föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö att användas. Med hjälp av föreskrifterna arbetar vi med att tydliggöra uppdrag och roller på individ-, grupp- och verksamhetsnivå utifrån ett helhetsperspektiv. Vi arbetar fram en ledningspolicy.
Träff nr 4: SKAPA SYNERGI MELLAN ERFARENHET OCH NYTÄNKANDE GENOM ATT IDENTIFIERA KOMPETENSER OCH DRIVKRAFTER
Träff nr 4 knyter ihop arbetet med genomgång och sammanfattning av samtliga tillfällen. Med det som grund arbetar vi igenom de sista frågeställningarna om kompetens, erfarenhet och nytänkande. Under tillfället lyfts även inledande intervjuer där utföraren ställde samma frågor till samtliga om individuella kompetenser och drivkrafter. Utföraren har under uppdragets gång dessutom som ett viktigt efterarbete från samtliga diskussioner och processer särskilt dokumenterat ledningsgruppenens samlade erfarenheter, drivkrafter och nytänkande – dessa kommer nu att användas i en avslutande SWOT-analys.
Låter det intressant?
Hör av er till [email protected] så berättar vi mer och lyssnar kring hur era behov ser ut!
Läs mer om JP Infonets rådgivningstjänst här.
Publicerad 20 feb 2019
