Säkrare och effektivare arbete med lagefterlevnad
Coca-cola Enterprises Sverige är idag certifierade enligt ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljö), OHSAS 18001 (arbetsmiljö) och FSSC 22000 (livsmedelssäkerhet). Fyra standarder som alla kräver att ett systematiskt sätt för arbete med lagar och regler. Här berättar Elisabet Lindberg hur verksamheten effektiviserat och säkrat sitt arbete med lagbevakning och efterlevnad med hjälp av JP Infonets laglistor.
Elisabet Lindberg arbetar som Management Systems Coordinator och berättar att företaget tidigare använde olika tjänster för verksamhetens olika områden: miljö, arbetsmiljö och livsmedelssäkerhet. Företaget hade dock behov av att få en samlad bild över vilka lagar och förordningar som påverkar, inte bara verksamheten, utan även varandra. Därför valde de en laglista som samlar alla verksamhetens områden.
– De olika ISO-standarder som vi är certifierade mot kräver alla att vi har kontroll över vilka lagar som är tillämpliga för oss och på vilket sätt vi säkerställer att vi efterlever respektive lag, berättar Elisabet. Hon förklara att när de valde system ville de också ha en tjänst där det fanns möjlighet till hjälp med tolkning av de olika lagtexterna.
Elisabet Lindberg berättar hur Coca-cola Enterprises Sverige arbetar med laglistor och lagbevakning
När samarbetet med JP Infonet inleddes gjordes till att börja med en laginventering. JP Infonets konsulter hjälpte företaget med att granska relevansen i de tidigare listorna, bröt isär lagar ner till paragrafnivå, kompletterade med förklarande kommentarer och grupperade lagar och paragrafer. Den slutgilltiga formen arbetades fram tillsammans.
– När våra listor var uppsatta så valde vi att gå in och kommentera hur vi styr att vi efterlever respektive lag. Det blev väldigt enkelt eftersom vi hade fått hjälp att bryta ner varje lag så att vi kan svara mot enstaka paragrafer där det behövs, förklara Elisabet. Hon berättar att de lagt in information om vem som är ansvarig för att övervaka eventuella ändringar i lagen och vem som sedan är huvudansvarig för att se till att de alltid efterlever lagen.
Idag är framförallt tjänsten i sig viktig för Coca-cola Enterprises Sverige, men Elisabet lyfter även fram några funktioner som är lite extra bra stöd. I tjänsten sammanfattas ändringar i lagar som återfinns i företagets lista och dessa är bra för att säkerställa att de intre missar några förändringar. Det spara även tid då företaget själva slipper bevaka att de alltid har gällande lagtext tillgänglig. Även tolkningar av nya lagar och ändringar i befintliga är uppskattade. Tolkningarna ger medarbetarna en möjlighet att få bekräftat att de förstått lagen på det sätt som lagstiftarna haft som avsikt med lagen.
Att kunna exportera information från tjänsten underlättar vid efterlevnadskontroller. Funktionen är nyligen utvecklad av JP Infonet efter ett önskemål från Coca-cola Enterprises Sverige. Coca-cola Enterprises Sverige insåg i samband med deras interna lagefterlevnadsrevisioner att de skulle vara hjälpta av att kunna exportera all information från laglistorna till dokument - en form revisionsprotokoll.
– Det formatet kommer också att vara till bra nytta när vi ska koppla lagar mot övergripande riskanalyser och deras uppföljning, berättar Elisabet.
I de nyligen publicerade versionerna av ISO 9001 och ISO 14001 kommer tydligare krav på ett riskbaserat angreppssätt för hur en verksamhet planeras, styrs och bedrivs.
– När riskerna analyseras och värderas är tillämpliga lagar en aspekt som vi beaktar, säger Elisabet. Hon berättar att kopplingen mellan riskanalyserna och laglistan är ett väldigt viktigt verktyg för att öka tydligheten i vad som påverkar deras dagliga arbete.
Publicerad 23 feb 2017
